Privacy en geheimhouding

Univertaal zal alles in het werk stellen om het vertrouwen van klanten en bezoekers van onze websites in stand te houden. Wij krijgen immers niet alleen de gebruikelijke klantgegevens, maar vertalen ook bijzondere gegevens die in persoonlijke documenten (kunnen) staan. Het gebruiken, vertalen en opslaan van deze gegevens wordt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG; GDPR) ‘verwerken’ genoemd. Als beëdigd vertaalbureau is daarbij niet alleen de AVG op Univertaal van toepassing, maar ook de Wet beëdigde tolken en vertalers. Daarin is onze geheimhoudingsplicht ten aanzien van de inhoud van te vertalen documenten en hun vertalingen opgenomen (artikel 32), of deze vertalingen nu beëdigd worden of niet. Daarom gebruikt Univertaal nooit online vertaaltools, stuurt uw vertaling alleen op uw eigen verzoek naar een andere partij, en doet er alles aan om uw gegevens, teksten en documenten en alle beëdigde en niet-beëdigde vertalingen te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Privacy van de website en e-mail

Wij gebruiken functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Wij maken op onze websites gebruik van cookies voor het verzamelen van informatie die we gebruiken om onze Adwords-campagnes te verfijnen en de vindbaarheid van onze websites te vergroten. Bekijk hier hoe Google uw gegevens gebruikt: https://policies.google.com/technologies/partner-sites. Van de informatie die u ons mailt of invult op onze contactformulieren en de bestanden met (persoonlijke) documenten die u meestuurt, blijft een kopie op de server staan. Deze kopieën worden na zeven dagen automatisch van de server verwijderd.

Uw persoonlijke gegevens

De wettelijke basis voor de verwerking van uw gegevens is het verrichten van de diensten waarom u heeft verzocht of het treffen van de noodzakelijke maatregelen om aan dat verzoek te voldoen. Univertaal bewaart en gebruikt uw persoonlijke gegevens om op uw verzoek een offerte op te stellen, vertalingen of andere diensten te leveren of om te voldoen aan wettelijke vereisten. Deze gegevens omvatten zowel de gebruikelijke gegevens (uw naam, adres, woonplaats, e-mailadres) als de eventuele bijzondere gegevens die in het document staan dat u vertaald wilt hebben. Particuliere klanten zullen we na de opdracht vragen om een referentie, maar dat gebeurt handmatig. We misbruiken uw gegevens niet voor massamailings.

Andere partijen

Wanneer Univertaal een vertaling of andere dienst uitbesteedt aan een collega of voor u offertes opvraagt bij verschillende collega’s, krijgen deze personen op dezelfde wettelijke basis inzage in de persoonlijke gegevens die in het document (kunnen) staan. Deze collega’s zijn per definitie beëdigd, en dus geldt voor deze collega’s ook de wettelijke geheimhoudingsplicht naast de AVG-plicht om uw gegevens te beschermen. Om te voldoen aan de AVG sluiten wij per opdracht daarenboven een verwerkingsovereenkomst. Zo’n verwerkingsovereenkomst hebben we ook met alle andere partijen die zouden kunnen krijgen tot (een deel van) uw persoonlijke gegevens, waaronder de providers van onze beveiligde e-mailaccounts, websites, backupservers, online betaalmogelijkheden en referentiesysteem; de webmaster; de accountant; en het bedrijf dat ons vertrouwelijk papier vernietigt. Daarnaast hebben wij bij elke verlenging van onze inschrijving in het Register van Beëdigde Tolken en Vertalers een bewijsplicht jegens het Ministerie van Justitie en Veiligheid en zou dit ministerie gebruik kunnen maken van haar recht op inzage.

Bewaartermijn

Gegevens met betrekking tot offertes worden een jaar bewaard, tenzij u duidelijk aangeeft dat u er niet op terugkomt. Dan verwijderen we ze meteen. Voor zover het verrichte werkzaamheden betreft, zullen wij in het kader van de genoemde bewijsplicht en de fiscale bewaarplicht uw persoonlijke gegevens zeven jaar lang bewaren. Na die tijd worden uw contact- en factuurgegevens verwijderd. De vertaalbestanden bewaren we, omdat deze belangrijk zijn voor onze bedrijfsvoering en aansprakelijkheid. Beëdigde vertalingen blijven onbeperkt geldig en wij kunnen tot in lengte der dagen daarvoor ter verantwoording worden geroepen. Daarnaast staan onze vertalingen vol klantspecifieke terminologie die wij in een volgende vertaling voor dezelfde klant weer hanteren met het oog op consistentie en een goede kwaliteit. En verder moet het mogelijk blijven om een vertaling nogmaals te verstrekken.

Uw recht op inzage en vergetelheid

U heeft het recht om de persoonlijke gegevens die in ons bezit zijn, in te zien, te wijzigen of te laten verwijderen voor zover de wettelijke plichten dat toelaten. We streven er dan naar om binnen 48 uur aan uw verzoek te voldoen. Mocht u twijfels hebben over de manier waarop wij uw persoonlijke gegevens verwerken, neemt u dan gerust contact met ons op. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

Tot slot willen we u wijzen op uw recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.

Deze privacyverklaring is opgesteld op 24 mei 2018 en zal indien en wanneer nodig worden herzien.